Google Apps

Uno de los servicios menos conocidos de Google, pero que más pueden aportarle a cualquier empresa, es el servicio de Google Apps para empresas, que entre otras cosas, ayuda a mejorar los procesos de comunicación y de productividad entre los empleados de cualquier organización. Ya vamos a ver por qué.

Google Apps es un paquete de servicios que ofrece Google dirigido a pequeñas, medianas y grandes empresas, con el que con una simple cuenta de correo alojada en Gmail podremos acceder a infinidad de productos y servicios que tiene Google para sus clientes, y que nos servirán para configurar nuestro correo electrónico, para hacer videoconferencias, para trabajar documentos entre varias personas o para configurar un calendario.

Correos corporativos con Google Apps

Con Google Apps podemos decir que se acabaron los tiempos en que al momento de presentarnos con un nuevo cliente o con un proveedor, en nuestra tarjeta de presentación aparecía una dirección de correo de Yahoo, Hotmail o Gmail. Si bien la tecnología de Google Apps para empresas utiliza la plataforma de Gmail para correr una plataforma de correos corporativos, esta se diferencia en que nuestra dirección de correo no estará terminada en @Gmail.com, sino en @TuEmpresa.com. ¿Qué beneficios nos trae esto? En primer lugar, que no tendremos que aprender a utilizar un nuevo servicio de correo, ya que la interfaz será la misma que ya hemos utilizado antes con Gmail. En segundo lugar, que gracias a esta cuenta tendremos acceso a algunos de los servicios que mencionaremos más abajo, y a muchos más que ofrece Gmail en su línea de productos.

Compartir documentos corporativos con Google Drive

Ya cuando tengamos una cuenta de Google Apps configurada para nuestra empresa, tendremos la posibilidad de trabajar en documentos en equipo y en tiempo real, gracias a la posibilidad de crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo, formularios para hacer encuestas y presentaciones con diapositivas, ya sea entre uno o varios miembros de nuestro equipo. Esto nos beneficiará de varias maneras: primero, que nos ahorraremos esas largas cadenas de correo en las que adjuntábamos un documento para que otra persona lo corrigiera o le hiciera comentarios, y lo volvía a enviar de vuelta. Google Drive nos da la opción de comentar y corregir lo que otras personas ya han hecho sobre otro documento que nosotros no hemos creado. Lo segundo es que ahorraremos mucho espacio en nuestra bandeja de entrada. Si antes adjuntábamos un archivo de 5Mb, este demoraba en enviar y saturaba las bandejas de entrada, por lo que ahora podremos simplemente copiar y pegar un enlace, lo que hará los mensajes mucho más livianos y no saturarán las bandejas de entrada de nuestros compañeros de trabajo.

Mejorar los procesos de comunicación corporativa con Google Hangouts

Gracias a Google Hangouts, antes Gtalk, hoy podemos tener conversaciones con nuestros compañeros de trabajo o con nuestros clientes que tengan Gmail o Google Apps. El único requisito es contar con una cuenta de correo en Google Apps. Esto nos dará la posibilidad de chatear con ellos, ya sea desde nuestro celular o desde el escritorio, con la ventaja de que además podremos hacer llamadas en vídeo, entre 2 o más personas sin pagar algún costo adicional. Esto nos ahorrará mucho tiempo, toda vez que en algunos momentos de toda organización se hace necesario hacer reuniones cara a cara, con lo cual gracias a Google Hangouts será posible ahorrarnos algunos tiempos de desplazamiento y gastos en transporte con algunas de ellas, pues el servicio no se limita solo a la videollamada, sino que nos dará la opción de compartir pantalla con nuestro interlocutor.

Google Calendar: todos sus eventos y reuniones en un solo lugar

Gracias a la aplicación de Google Calendar móvil y de escritorio en el navegador, usted podrá olvidarse de su agenda de papel y emigrar totalmente hacia la nube. Consulte desde un computador, una tableta o un celular con su cuenta de Google Apps todos sus eventos y reuniones más importantes, a los cuales podrá invitar o incluir a sus compañeros de trabajo, para que ellos desde Google Calendar también puedan tener acceso a los datos más importantes de la reunión, como fecha y hora de inicio del evento, si se trata de un evento que se repita diaria, semanal o mensualmente, ubicación, participantes y si queremos recibir un recordatorio algunas horas o minutos antes de que comience el evento.

Requisitos para solicitar los servicios de Google Apps para empresas

El servicio de Google Apps funciona de la mano del dominio con el que por lo general la empresa tiene configurada la página y los correos corporativos: www.tuempresa.com o info@tuempresa.com.co. Si tu empresa ya tiene un dominio, el equipo de VanPC necesitará los datos de acceso como administrador a la configuración, con lo cual será posible crear de 1 a 50 cuentas de correo. Previo a esto, deberás hacer un backup de todos tus mensajes de correo almacenados, ya sea en webmail, Outlook o Thunderbird. Después de llevado a cabo el proceso no podrás acceder a ellos. Por eso la importancia del backup.

Si en cambio no tienes página web ni dominio propio, tendrás que comprar uno primero. Si te encuentras en esta situación, te recomendamos una empresa proveedora que ha trabajado antes con VanPC y que te puede asesorar también en todo lo relacionado con lo que es web y posicionamiento SEO y SEM en buscadores. Ellos te prestarán este servicio por aparte y antes de que nosotros llevemos a cabo la configuración de Google Apps.

Costo de la configuración de Google Apps para empresas:

Google cobra una mensualidad de $5 USD POR CUENTA, aproximadamente $50 USD anuales.

VanPC cobrará un montó que dependerá del número de cuentas que vayan a ser creadas. Esto es un costo que se paga una sola vez, pues de ahí en adelante las cuentas estarán a cargo de la empresa, y VanPC no cobrará ningún tipo de mensualidad. Es decir que antes de solicitar este servicio tendrás que considerar estos gastos, de acuerdo con el número de cuentas que vayas a crear.

Si quieres conocer una tarifa sobre este servicio, por favor escríbenos desde nuestro formulario de contacto y cuéntanos:

• Si tienes un dominio propio.
• Cuántas cuentas de correos empresariales quieres crear.
• Si tienes que hacer un backup de tus correos.

Imagen propiedad de Philippe Martin