¿Alguna vez te has detenido a mirar con detalle cuáles son los datos personales que aparecen en tu tarjeta de presentación cuando se la entregas por primera vez a un cliente o a un proveedor? Está el nombre de tu compañía, el tuyo, tu cargo y seguramente unos datos de contacto. Hasta aquí, todo normal, pero vuelve y mira otra vez esta última parte: ¿acaso tienes una cuenta de correo en Gmail, Yahoo! o Hotmail? Quizás te hayas dado cuenta de que esos mismos clientes o tu competencia tengan en cambio correos corporativos tipo @elnombredetucompetencia.com.
Aunque no lo creas, esa simple línea donde aparece tu E-Mail puede cambiar por completo la imagen que estás mostrando, no solo tuya, sino de toda tu empresa. Para ti puede ser más cómodo y tal vez no le veas nada de malo, pero hoy por hoy tener las cuentas de correo de tu empresa en servicios gratuitos no es que hable muy bien de ti. Por el contrario, estás mostrando una cara de que eres un poco descuidado con algunos asuntos de tu empresa, y que aparentemente sigues funcionando igual al mismo día en que decidiste empezar con tu proyecto.
Lo que quizás no sabes es que puedes tener tus propias cuentas de correo con el dominio de tu empresa por solo unos pocos dólares al año. Supongamos que tienes una empresa (www.tuempresa.com). Si compraste ese dominio y tienes un sitio web, ya tienes los requerimientos mínimos para crearte tus propias cuentas de correo. Por lo general lo que deberás hacer será acceder al servicio que te vendió ese dominio (GoDaddy o mi.com.co, por ejemplo), y desde ahí podrás gestionar la administración de todas tus cuentas de correo corporativo. Habrá otros casos en los que lo deberás hacer desde un servicio de hosting, por lo general el mismo donde está alojado tu sitio web, pues todos los correos que recibas quedarán almacenados ahí.
Es simple, accede al servicio de atención al cliente de la empresa que te ofreció el hosting y el dominio, y ellos te explicarán el paso a paso para crear unas cuentas Webmail, que es básicamente una bandeja de entrada desde la que podrás enviar y recibir correos, pero con unas funciones muy limitadas.
¿Hay más alternativas diferentes al Webmail?
Si haces el procedimiento como lo describimos arriba, tendrás unas cuentas de correo tipo Webmail, que podrás configurar con tu teléfono celular, y con Outlook o ThunderBird en tu computador. El problema de hacerlo de esta manera es que todos tus correos quedarán almacenados en un hosting que por lo general tiene límite, y habrá un momento en el que se sature y no podrás recibir más mensajes. Esto será así a menos que tengas una persona los 7 días de la semana pendiente de tu hosting.
Si no tienes a alguien para este perfil, puedes optar por 1 alternativa que te resultará más cómoda: Google Apps para empresas, con la cual podrás tener un espacio de almacenamiento casi que infinito (bueno, tiene límite pero es casi humanamente imposible de llenarlo), y además podrás utilizar algunos servicios que ninguna plataforma de Webmail no te ofrecer
Google Apps para empresas
Esta primera alternativa seguramente será muy familiar para ti si utilizas con frecuencia los servicios de Gmail. Te habrás dado cuenta que con una sola cuenta puedes acceder a otros servicios como Google Drive, Google Calendar, Google Hangouts, YouTube…y si tienes un equipo con Android, lo podrás configurar todo con tu cuenta de correo.
Esto mismo aplica para el servicio de Google Apps: con una cuenta de correo tipo info@tuempresa.com podrás acceder a una gran cantidad de servicios que ofrece Google que te servirán para mejorar los procesos de gestión y de comunicación entre los empleados de tu compañía:
- podrás por ejemplo agendar eventos y citar a tus compañeros de trabajo;
- podrás trabajar en equipo sobre documentos, olvídandote para siempre de adjuntar un archivo de Word con unos comentarios para que alguien los corrija y los revise;
- podrás tener videoconferencias y ahorrarte tiempo y dinero en los desplazamientos muchas veces innecesarios;
- podrás tener una plataforma de correo electrónico que te resultará muy familiar, pues se ve exactamente igual a la de Gmail.
- podrás utilizar las aplicaciones que ofrece Google para dispositivos móviles y acceder a todos estos servicios desde tu celular o tu tableta.
Hasta hace casi 1 año, si querías correos de tu empresa con Google Apps, podías crearte hasta 10 cuentas totalmente gratis (y en algún momento llegaron a ser 50).
Infortunadamente, desde finales de 2012, Google decidió empezar a cobrar por este servicio. Lo hace de manera mensual por cada cuenta: 5 dólares aproximadamente cada 30 días, $60 dólares anuales aproximadamente. Puede sonar algo costoso, pero es algo que te ayudará a ahorrar dinero por otros lados: tu empresa empezará a mostrar una imagen renovada; tus empleados serán más eficientes, ya que aprenderán a trabajar en equipo con Google Docs y Hangouts; podrás almacenar tus documentos más importantes en Google Drive, y olvídate de que un día se dañe el computador donde está almacenada toda la contabilidad; podrás ahorrar mucho tiempo por cada vez que vayas a entrar al Webmail a revisar tu bandeja de entrada.
En VanPC llevamos utilizando este servicio de Google desde hace más de 5 años, y notamos la diferencia respecto a otras empresas. Nunca nos hemos sentido incómodos dando nuestra dirección de correo, pues no la tenemos ni en Gmail, ni en Hotmail ni en Yahoo!, tenemos una @vanpc.com.co. Podemos trabajar en equipo, aún encontrándonos en diferentes lugares y con diferentes dispositivos (móviles y de escritorio), ya sea editando documentos, o haciendo videoconferencias. Citamos reuniones sin siquiera hacer una llamada, y no hemos tenido la mala fortuna de perder archivos importantes, pues la mayoría de ellos se encuentran en Google Drive. Si quieres conocer más sobre este servicio de Google, puedes visitar la página oficial de Google Apps para empresas, o puedes ponerte en contacto con el equipo de VanPC, que te explicará con más detalle cómo se llevaría a cabo el proceso en tu empresa, así como otras alternativas que existen a Google Apps, como la de Outlook, por la que de momento Microsoft no cobra una mensualidad.
Daniel Afanador
Twitter: @daniel_afanador
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